1. Ako nastaviť oprávnenia používateľa?
V záložke Informácie pre správu, konkrétne v okne Rozšírené používateľské nastavenia sa nachádza odkaz s názvom Správa používateľov. V tejto časti môže administrátor pridávať, odoberať, meniť údaje konkrétnych používateľov a taktiež aj skupiny používateľov. Oprávnenia sa tiež dajú nastaviť konkrétnemu používateľovi, ako aj skupine používateľov.
2. Musím archivovať aj fyzické dokumenty, keď ich mám uložené v elektronickej forme?
Archivácia originálnych dokumentov záleží od legislatívnych lehôt pre uchovávanie dokumentov a dokladov a samozrejme od firemnej kultúry. Vo firmách je štandardom, že zamestnanci tlačia a archivujú zbytočne veľa dokumentácie. DMS Greeny je riešenie na zníženie prevádzkových nákladov. Používateľ si môže dokonca priamo v aplikácii vyhľadať údaje týkajúce sa fyzického umiestnenia dokumentu.
3. Kde sú vlastne moje dokumenty umiestnené?
Dokumenty firmy sú umiestnené na Cloude. Cloud computing je podľa definície metóda poskytovania IT vo forme služby, pričom predpokladaná spoľahlivosť, dostupnosť, spôsob poskytovania a fakturácia sa dá porovnať napríklad s dodávkami elektrickej energie, pričom zákazník platí len za to, čo skutočne využíva. Každý z nás už nejaké formy Cloud computingu využíva bez toho, aby si to vôbec uvedomoval. Čo tak napríklad bežne používané e-mailové kontá ako gmail, resp. hotmail?
SaaS riešenie na Cloud-e (v doslovnom preklade oblak, teda komplexné sieťové prostredie sietí u zahraničných poskytovateľov verejných Cloud-ov ako Amazon, Rackspace a iných) predstavuje využívanie služby, za ktorú platí používateľ mesačné prevádzkové náklady. Porovnajme si to napr. naozaj s dodávkou elektrickej energie. Zákazník má niekde sídlo spoločnosti, nepotrebuje však disponovať elektrárňou a celou infraštruktúrou elektrickej siete. Je iba odberateľom služby elektrickej energie. V prípade DMS Greeny ako SaaS je to podobne, zákazník nepotrebuje žiadne hardvérové zabezpečenie, používa DMS Greeny (aj v prípade niekoľko desiatok používateľov) a platí iba za to, čo skutočne (s)potrebuje. Práve kvôli možnosti využiť túto službu aj v segmente malých a stredných podnikateľov, sme vyvíjali a neustále zdokonaľujeme DMS Greeny. Vďaka riešeniu ako SaaS na Cloud-e tak dokáže znížiť náklady zákazníka, odbremení zákazníka od nákupu zbytočného hardvéru, zamestnaniu IT špecialistov a poskytne mnohé výhody vďaka svojim užitočným funkcionalitám.
4. Kto všetko má prístup k mojim dokumentom?
K Vašim dokumentom nemá prístup nik iný, iba Vami zvolení používatelia. Samozrejme, dokumenty sú každý deň zálohované, čiže sa nemusíte báť ich straty.
5. Čo ak by som službu prerušil? Viem sa dostať opäť k mojim dokumentom?
Áno, k Vašim dokumentom sa viete dostať aj po prerušení služby. Dokumenty sú zálohované. Zálohované sú vlastne repozitáre a pokiaľ by ste sa rozhodli aj pre prerušenie služby (napr. pozastavenie podnikateľskej činnosti, resp. vytvorenie repozitárov z dôvodu auditu), môžete sa k nim kedykoľvek vrátiť.
6. Mám nejakú istotu, že sa mi dokumenty nestratia?
Každý zákazník má istotu, že sa dokumenty nestratia. Okrem toho, že sú repozitáre dennodenne zálohované, má ich k dispozícii vďaka integrácii s MS Windows aj ako stromovú štruktúru klasických dokumentov v My Documents na svojom počítači, kde je aplikácia DMS Greeny nainštalovaná.