1. Jak nastavit oprávnění uživatele?
V záložce Informace pro správu, konkrétně v okně Rozšířené uživatelské nastavení se nachází odkaz s názvem Správa uživatelů. V této části může administrátor přidávat, odebírat, měnit údaje konkrétních uživatelů a také skupiny uživatelů. Oprávnění se také dají nastavit konkrétnímu uživatelia také skupině uživatelů.
2. Musím archivovat i fyzické dokumenty, když je mám uložené v elektronické formě?
Archivace originálních dokumentů záleží od legislativních lhůt pro uchovávání dokumentů a dokladů a samozřejmě od firemní kultury. Ve firmách je standardem, že zaměstnanci tlačí a archivují zbytečně mnoho dokumentace. DMS Greeny je řešení snížení provozních nákladů. Uživatel si může dokonce přímo v aplikaci vyhledat údaje týkající se fyzického umístění dokumentu.
3. Kde jsou vlastně moje dokumenty umístěny?
Dokumenty firmy jsou umístěny na Cloudu. Cloud computing je podle definice metoda poskytování IT formou služby, přičemž předpokládaná spolehlivost, dostupnost, způsob poskytování a fakturace se dá srovnat například s dodávkami elektrické energie, přičemž zákazník platí jen za to, co skutečně využívá. Každý z nás už nějaké formy Cloud computingu využívá, aniž by si to vůbec uvědomoval. Co třeba běžně používané e-mailové účty jako gmail, resp. hotmail?
SaaS řešení na Cloud-e (v doslovném překladu oblak, tedy komplexní síťové prostředí sítí u zahraničních poskytovatelů veřejných Cloud ů jako Amazon, Rackspace a jiných) představuje využívání služby, za kterou platí uživatel měsíční provozní náklady. Porovnejme si to např. opravdu s dodávkou elektrické energie. Zákazník má někde sídlo společnosti, nepotřebuje však disponovat elektrárnou a celou infrastrukturou elektrické sítě. Je pouze odběratelem služby elektrické energie. V případě DMS Greeny jako SaaS je to podobně, zákazník nepotřebuje žádné hardwarové zabezpečení, používá DMS Greeny (i v případě několik desítek uživatelů) a platí pouze za to, co skutečně (s) potřebuje. Právě kvůli možnosti využít tuto službu také v segmentu malých a středních podnikatelů, jsme vyvíjeli a neustále zdokonalujeme DMS Greeny. Díky řešení jako SaaS na Cloud-e tak dokáže snížit náklady zákazníka, odbřemení zákazníka od nákupu zbytečného hardwaru, zaměstnání IT specialistů a poskytne mnohé výhody díky svým užitečným funkcionalitám.
4. Kdo všechno má přístup k mým dokumentům?
K Vašim dokumentům nemá přístup nikdo jiný, pouze Vámi zvolení uživatelé. Samozřejmě, dokumenty jsou každý den zálohovány, čili se nemusíte bát jejich ztráty.
5. Co když bych službu přerušil? Vím se dostat opět k mým dokumentům?
Ano, k Vašim dokumentům se umíte dostat i po přerušení služby. Dokumenty jsou zálohované. Zálohované jsou vlastně repozitáře a pokud byste se rozhodli i pro přerušení služby (např. pozastavení podnikatelské činnosti, resp. zřízení repozitářů z důvodu auditu), můžete se k nim kdykoliv vrátit.
6. Mám nějakou jistotu, že se mi dokumenty neztratí?
Každý zákazník má jistotu, že se dokumenty neztratí. Kromě toho, že jsou repozitáře dennodenně zálohovány, má je k dispozici díky integraci s MS Windows i jako stromovou strukturu klasických dokumentů v My Documents na svém počítači, kde je aplikace DMS Greeny nainstalována.