DMS Greeny Vám nabízí hned několik užitečných funkcionalit
Flexibilní přehled o dokumentech / správa, archivace, evidence /
Zákazník získá používáním přehled o dokumentech ve firmě. Může archivovat, evidovat dokumenty za období několik desítek let.
Aplikace DMS Greeny je vhodná např. i při auditu, kdy může firma z důvodu poskytnutí přístupu k požadovaným dokumentům vyhradit repozitář k náhledu pro auditora. Auditor tak nemusí být fyzicky přítomen v dané firmě, čímž se sníží výdaje na audit a zároveň má přístup pouze k vyhrazeným dokumentům a zaměstnanci firmy se mohou věnovat své pracovní náplni.
Fulltextové vyhledávání
Uživatel aplikace DMS Greeny může vyhledávat konkrétní dokumenty / záznamy podle 1 a více vyhledávacích kritérií. Jednoduše a rychle najde jakýkoliv dokument např. smlouvu s dodatky, fakturu s jednotlivými přílohami. Také se uživateli zobrazí všechny související dokumenty s vyhledávaným záznamem a i označení archivu, ve kterém se daný dokument fyzicky nachází. Uživatel např. vyhledává smlouvu, přičemž ve výsledku vyhledávání se zobrazí nejen samotná smlouva, ale i její přílohy, resp. dodatky.
Integrace s prostředím MS Windows a MS Office
Aplikace DMS Greeny je zintegrovaná s prostředím MS Windows a MS Office. Uživatel tak má možnost pracovat s dokumenty v DMS Greeny podobným způsobem, jako kdyby byly na lokálním disku počítače. Může je prohlížet a modifikovat přímo v aplikacích sady MS Office (Word, Excel ...) nebo v aplikaci MS Explorer (Průzkumník).
Nastavení přístupů k dokumentům pro jednotlivé uživatele, nebo skupiny
Zákazník může rozhodnout, jaký počet uživatelů bude mít vstup do aplikace a jakými druhy oprávnění bude konkrétní uživatel disponovat. Také je možné zařadit uživatele do skupin s nastavenými oprávněními.
Digitalizace / hromadné skenování dokumentů včetně automatického rozpoznávání textu /
Digitalizace záznamů je aplikace, která slouží pro zpracování dokumentů v tištěné formě a jejich automatický převod do digitalizované formy. Součástí funkcionality je řízeno extrahování dat z digitalizovaných dokumentů prostřednictvím OCR (automatické rozpoznávání textu) podle předem definovaných profilů. Extrahované data a digitalizované dokumenty jsou automaticky ukládány do atributů a příloh záznamů. čti dál »
Nastavení workflow / schvalovacích a eskalačních procesů /
Jednou z důležitých výhod aplikace DMS Greeny je možnost nastavení schvalovacích a eskalačních procesů. Touto funkcionalitiou se uživateli významně zjednoduší např. schvalovací procesy dovolených, faktur a různých jiných dokumentů. Ve firmách je běžné, že zaměstnanci nejsou na pracovišti z důvodu služebních cest, pracovní neschopnosti či jiných důvodů, a proto se na schválení čeká i několik dní. V aplikaci DMS Greeny Greeny schvalující uživatel vidí, které dokumenty čekají na jeho schválení, přičemž kromě schválení může své rozhodnutí delegovat nebo nechat ho eskalovat na vyšší úroveň. Každá taková změna stavu dokumentu může být doprovázena automatickými upozorněními uživatele. Prostřednictvím internetového připojení dokáže zajistit plynulý chod dokumentů i v době jeho absence.
Bezplatné aktualizace verzí
DMS Greeny je po aktivaci služby bezplatně aktualizováno na nové verze každému zákazníkovi.
Automatické zálohování dokumentů
Zákazník se nemusí obávat ztráty svých dat / dokumentů. Jeho repozitáře jsou automaticky zálohovány v pravidelných intervalech.