Jak DMS Greeny funguje?
Z pohledu uživatele se DMS Greeny skládá ze dvou částí, a to DMS systému a uživatelských aplikací. DMS systém je umístěn v Cloud-e. To je část DMS Greeny, se kterou se uživatel přímo nesetká.
Uživatel pracuje právě s uživatelskými aplikacemi.
Tyto slouží pro přístup a práci s dokumenty umístěnými v DMS Greeny. Vzpomínali jsme, že DMS systém je umístěn v Cloud-e. To znamená, že se nenachází v počítači zaměstnance ani na firemním serveru, ale na serveru poskytovatele Cloud služby.
DMS systém
DMS systém je serverová část DMS Greeny, která se stará o dokumenty, správu uživatelů, komunikaci s jinými systémy a bezpečnost.
Uživatelské aplikace
Uživatel pracuje s DMS Greeny prostřednictvím web prohlížeče, aplikace DMS Digitalizace a aplikace DMS Explorer.
Přes prohlížeč může uživatel pracovat s dokumenty, sledovat stav repozitářů, řídit přístup k dokumentům v repozitářích a podobně.
DMS digitalizace umožňuje uživateli digitalizovat dokumenty, čili přenést papírové dokumenty do DMS Greeny. Kromě samotných dokumentů může uživatel během digitalizace extrahovat z dokumentů data například jméno dodavatele, IČO, adresa. Extrakce dat umožňuje pak další inteligentní práci s dokumentem v rámci DMS Greeny. Například vyhledávání dokumentů podle dodavatelů a jiné.
Celý proces je plně automatizovaný čili uživatel si:
- označí dokumenty čárovým kódem,
- vloží do skeneru,
- po skenování je odešle do DMS Greeny.
DMS Exlorer je aplikace, která umožňuje úpravy dokumentů v běžně používaných editorech jako jsou MS Word, MS Excel různých grafických editorech a podobně. Kromě upravování dokumentů je v této aplikaci možné i prohlížení dokumentů v DMS Greeny, ale i vyhledávání dokumentů, či přidávání nových, resp. mazání stávajících.